Escreva e-mails que serão lidos

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Os seus clientes e colegas não têm tempo para interagir completamente com cada e-mail que recebem. Alguns deles recebem centenas de mensagens novas por dia. Por esta razão, começam por aquelas que podem ser resolvidas rapidamente. É possível que elas nunca consigam, de fato, responder — ou sequer ler — o restante.

Então, o que você pode fazer para conquistar a atenção deles? Tente essas dicas:

Opte pela pontuação e capitalização corretas. As convenções da boa escrita podem parecer uma perda de tempo para os e-mails, especialmente quando você está digitando as mensagens num aparelho móvel. Mas é uma questão fazer as coisas corretamente — até nos detalhes. Ainda que as pessoas do seu grupo não usem maiúsculas, acentos ou pontuação nas suas mensagens, fazê-lo irá destacar você. Os e-mails apressados que violam as normas básicas da linguagem escrita remetem ao desleixo. E o estilo abreviado deles pode confundir. É mais rápido escrever uma mensagem clara já na primeira vez, do que enviar adendos explicando o que você quis dizer.

Vá direto ao ponto (com educação, claro). Seja direto ao fazer um pedido. Não bajule o destinatário  — ainda que um breve elogio possa ajudar (“Ótima entrevista. Obrigado por enviá-la. Posso pedir um favor?”). Destaque os prazos e outros detalhes necessários para que o receptor cumpra seu trabalho com qualidade e a tempo.

Seja breve — mas não breve demais. As pessoas consideram os e-mails longos repulsivos e cansativos. Quanto mais precisarem descer na tela, menos receptivas serão à sua mensagem.  Elas provavelmente farão uma leitura superficial e aí perderão os detalhes importantes — ou desistirão de ler de uma vez. Assim, concentre sua mensagem em única tela de leitura. Foque no conteúdo e enxugue a sua linguagem.

Mas, enquanto você apara a gordura da mensagem, mantenha a carne intacta. Quando mandar atualizações sobre um projeto, por exemplo, dê as informações básicas necessárias para orientar os seus leitores. Crie a mensagem a partir da perspectiva deles. Eles não estão tão imersos no seu projeto como você está, e provavelmente têm muitas outras coisas para fazer. Então, lembre-os de como as coisas estavam da última vez que você os atualizou, e descreva o que aconteceu desde então.

Delineie o que aconteceu, e quando. Quando uma disputa séria surge numa empresa, os advogados costumam pedir a seus clientes que criem uma linha do tempo dos acontecimentos relevantes, que detalhe os principais incidentes que levaram ao conflito. Esse documento ajuda todos os envolvidos a pensar com mais clareza sobre o desenrolar dos eventos. Tente usar uma estratégia similar ao escrever os seus e-mails. Será de grande ajuda organizar seus pensamentos em uma narrativa coerente. Uma história com começo, meio e fim claros terá mais eficácia em manter o interesse de seus leitores do que fatos dispersos, entremeados com opiniões.

Adicione um “assunto” curto, porém descritivo. Antes de apertar o botão “enviar”, verifique o campo “assunto” do e-mail. Se ele for genérico ou estiver em branco, a sua mensagem se perderá na caixa de entrada já lotada do destinatário. Você está pedindo uma ação? Destaque isso no “assunto”. Torne o seu pedido fácil de entender — e de realizar.

Copie as pessoas com bom-senso. Inclua somente aquelas que entenderão imediatamente a razão de estarem copiados; não clique automaticamente em “responder a todos”. O seu correspondente pode ter sido inclusivo demais com a lista de cópias, e, se você repetir esse erro, continuará a irritar os destinatários que não deveriam estar ali. E evite usar a cópia oculta, a menos que tenha certeza de que é necessário. Isso pode dar a você a má reputação de ser alguém indiscreto.

Artigo de Bryan A. Garner, publicado na Harvard Business Review Brasil.

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