Quem é o porta-voz?

Marcas têm porta-vozes; instituições públicas também. Um político é um porta-voz e profissionais liberais, artistas e atletas representam a si mesmo, ou seja, são a própria marca. O porta-voz é a fonte de informações da empresa para a imprensa, porque é ele que será entrevistado pelo jornalista. Para transmitir uma imagem de qualidade, coerente com os objetivos de qualquer marca, é importante ter o perfil adequado. Confira comportamentos e características de profissionais que podem ocupar a posição do porta-voz:

Porta-voz não é um cargo, mas uma função simultânea à já exercida pelo profissional que vai representar alguém ou a si mesmo.

O porta-voz é sempre a ‘cara’ da empresa, por isso é preciso que seja alguém que se identifique profundamente com a filosofia da instituição.

QUEM PODE SER PORTA-VOZ?

· O presidente ou um dos diretores podem ser designados para a função, desde que realmente tenham disponibilidade para atender a imprensa;

· Se a empresa representar matriz estrangeira e o ocupante do cargo máximo falar outro idioma, a função de porta-voz não é a mais indicada pela dificuldade de comunicação. A possibilidade de transferência para unidade em outro país também pode ser um impedimento;

· A conduta, o caráter e a personalidade do porta-voz têm que estar em sintonia com a imagem que a empresa quer divulgar;

· Porta-voz é um cargo sem remuneração, portanto o escolhido vai ter dupla função sem ganhar pelo trabalho;

· O escolhido para o cargo realmente deve ter consciência da realização da tarefa, já que a sua imagem estará completamente interligada à da empresa;

· Embora, normalmente, os cargos da mais alta liderança sejam os porta-vozes, todo colaborador é um porta-voz. Afinal, de alguma forma representa a instituição, mas nem sempre junto à imprensa;

QUANDO USAR O PORTA-VOZ?

· O porta-voz é acionado toda vez que a imprensa quiser uma declaração de um representante da empresa, em entrevistas por telefone, e-mail ou pessoalmente no escritório do entrevistado. Ele também pode ser convidado para entrevistas no estúdio de emissora de rádio ou tv;

· Em iniciativas pró-ativas, em que a marca procura a imprensa para divulgar assuntos de interesse da sociedade ou, especificamente, o público de interesse da instituição pública ou privada;

· Em situações de crise, o porta-voz é designado para prestar esclarecimentos sobre algum acontecimento que exponha a empresa na mídia;

POR QUE USAR O PORTA-VOZ?

· A identificação da pessoa com a marca ou instituição gera credibilidade;

· A mensagem transmitida fica padronizada, porque só um fala e não há risco de comunicação truncada;

· O porta-voz treinado normalmente sabe se relacionar com os jornalistas e tem habilidade para dar entrevistas, o que facilita o trabalho da imprensa;

· A empresa ganha porque, se bem estruturado, o Plano de Comunicação a ser seguido pelo porta-voz consegue minimizar ou reverter a imagem arranhada depois de uma situação de crise;

· A assessoria de imprensa não deve substituir o porta-voz, por que a presença do executivo transmite maior credibilidade.

O QUE NÃO É PERMITIDO A UM PORTA-VOZ?

· Conceder entrevistas sem autorização da empresa;

· Falar mal da instituição que representa ou divulgar informações sigilosas (em off);

· Portar-se inadequadamente fora do horário de trabalho. Ex.: participar de festas inescrupulosas, se envolver pessoalmente em situações ilícitas e anti-éticas;

· Deixar-se fotografar/gravar com copo ou garrafa na mão, com pouca ou sem roupa, ao lado de pessoas com imagem negativa junto à opinião pública, exaltado durante discussão, etc.

QUEM É O PORTA-VOZ IDEAL?

· Integrado à missão e aos valores da empresa, e que compreenda a importância da função;

· Bem informado sobre assuntos cotidianos do Brasil e do mundo;

· Envolvido com o dia a dia da empresa, e que conheça as questões operacionais e administrativas da corporação, além de assuntos sobre o mercado de atuação;

· Conhecedor das regras da língua portuguesa, bom relacionamento interpessoal e que saiba se vestir adequadamente;

· Possua dicção perfeita, asseio e higiene para se apresentar como representante da empresa;

· Faça bom uso das palavras para atender a curiosidade dos jornalistas sem comprometer a imagem da empresa com informações impróprias;

· Tenha poder de concisão e objetividade para responder às perguntas da imprensa;

· Conheça a dinâmica da imprensa para promover relacionamentos saudáveis com os jornalistas;

· Quem já tenha participado de um programa de Media Training para ter bom desempenho na função;

· Seja parceiro da equipe de assessoria de imprensa para contribuir com os resultados esperados pela área de comunicação;

· Que saiba administrar o emocional e pratique virtudes para tirar bom proveito da entrevista.